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Bevor ich zum eigentlichen Thema der heutigen Episode komme „Ausgangssituation und Zielsetzung“, erlauben Sie mir ein paar Takte zu diesem Podcast zu sagen, und wie es damit und auch wie es mit mir selber weitergeht.

Begonnen habe ich den Podcast im Februar 2016 in der festen Überzeugung, dass wir – und damit meine ich uns alle als Einzelpersonen, als Unternehmen und als Gesellschaft – mehr Problemlösungskompetenz, mehr und bessere Problemlöser brauchen. Ob diese Überzeugung jemand teilt, und ob sich für das Thema „Problemlösen“ auch ein interessiertes Publikum findet, das war sehr viel weniger klar. Die Frage ist inzwischen beantwortet, und zwar so, wie ich mir das erhofft habe.

Um ehrlich zu sein hat das Interesse meine Erwartungen sogar weit übertroffen. Der Podcast hat konstant mehr als 10.000 Downloads pro Monat, im letzten Monat waren es sogar 15.000. Damit habe ich nun wirklich nicht gerechnet.

Jedenfalls, und das ist mir wichtig, verdanke ich das Ihnen, liebe Hörerinnen und Hörer, und ich bin Ihnen ehrlich dankbar, dass Sie mein Interesse am Thema „Problemlösen“ teilen, und dass Sie diesen Podcast abonniert haben. Vielen Dank! Ein ganz besonderer Dank noch an all jene Hörerinnen und Hörer, die mir Feedback zum Podcast oder zu einzelnen Episoden geben. Darüber freue ich mich sehr, und ich beantworte jede Nachricht, die ich dazu bekomme. Machen Sie damit bitte weiter, es hilft mit wirklich!

Nachdem es bisher so gut gelaufen ist, werde ich mit dem Podcast natürlich weitermachen, die Liste mit potenziellen Themen und spannenden Interviewpartnern ist lang und reicht schon heute für mindestens ein weiteres Jahr. Ich hoffe Sie freuen sich ebenso darauf wie ich! J

Das Thema Problemlösen ist mit diesem Podcast aber nicht erledigt. Ich habe mich entschieden nach mehreren Jahren in der Strategieberatung und noch mehr Jahren im Konzernumfeld nun den Schritt in die Selbständigkeit zu tun, und zwar als Trainer, Berater und Speaker.

Mein Thema ist – erraten – auch das Thema dieses Podcasts, also das Lösen von Problemen. Und mein Anspruch ist es Menschen und Organisationen dabei zu helfen bessere Problemlöser zu werden. Dass es da ein Thema gibt, sehe ich seit Jahren in meiner beruflichen Praxis. Und es gibt auch Hinweise aus ganz anderen Ecken.

Kürzlich habe ich etwa einen TED Talk von Anthony Goldbloom gesehen mit dem schönen Titel „The jobs we’ll lose to machines – and the ones we won‘t“, also „Welche Jobs wir an Maschinen verlieren – und welche nicht“. Er erklärt darin, dass letztlich – und entgegen der Erwartung vieler – auch viele wissensbasierte Jobs unter Druck kommen werden, wenn nur ausreichend große Datenmengen zur Verfügung stehen, mit denen ein Computer lernen kann.

Als Beispiele nennt er die Beurteilung von Schulaufsätzen, die heute durch Lehrer erfolgt, die Erstellung von Vertragsunterlagen, wofür es heute einen Anwalt braucht oder Diagnosen, die heute von Ärzten gemacht werden. Goldbloom sagt aber auch, was auf längere Sicht nicht durch Maschinen ersetzbar sein wird, und das sind all die Probleme und Herausforderungen, die einzigartig sind. Er fasst es so zusammen: wenn Du einen sicheren Job haben willst, dann such Dir etwas, bei dem Du jeden Tag eine neue Herausforderung hast. Das Thema Problemlösen also auch hier.

Den Link dazu gibt’s wie immer in den Shownotes.

Mein Anspruch ist es also Menschen und Organisationen dabei zu helfen bessere Problemlöser zu werden.

Dazu schreibe ich an einem Buch mit dem Arbeitstitel „Warum wir mehr und bessere Problemlöser brauchen“ und ich habe ein Problemlöser-Seminar entworfen, das ich jetzt schon einmal für einen Kunden im Rahmen einer Ausbildung für Nachwuchsführungskräfte gehalten habe. Es ist sehr gut angekommen, und das stimmt mich recht positiv.

Der Nutzen von besseren Problemlöserinnen und Problemlösern im Unternehmen ist ja klar

  • Mehr und bessere Lösungen für die konkreten Probleme an Stelle von Lösungen, die am Kern des Problems vorbei gehen.
  • Mehr zielgerichtetes Arbeiten an Stelle von von blindem Aktionismus.
  • Mehr Fokus auf den Beginn des Probemlösungsprozesses, also das tatsächliche Verstehen eines Problems, und auf das Ende des Probemlösungsprozesses, das wäre die Wirkungskontrolle.
  • Und damit in Summe bessere Lösung von Problemen, im Unternehmen selbst wie auch für die Kunden.

Und auch für den Einzelnen gibt es große Vorteile

  • Wenn man ein Methodenset hat um mit Problemen umzugehen, dann verliert man die Scheu vor Problemen, bei manchen ist es vielleicht sogar eine Art Angst.
  • Ein Teil der Hektik im beruflichen Alltag verschwindet. Man kämpft weniger darum noch effizienter zu werden, sondern arbeitet mehr an der Effektivität.

Wenn Sie glauben, dass das etwas für Sie sein könnte, wenn Sie glauben, dass es auch bei Ihnen im Unternehmen Menschen gibt, die ein wenig Unterstützung auf dem Weg zu besseren Problemlösern brauchen, dann melden Sie sich gerne bei mir!

Und wenn Sie sich dafür interessieren, wie es mit dem Thema Problemlösen weitergeht, dann hören Sie gerne weiterhin meinen Podcast, ich freue mich umso mehr, wenn Sie ihn auf iTunes bewerten oder im Kreis der Kollegen weiterempfehlen. Vernetzen Sie sich auch gerne mit mir auf Xing oder Linked oder folgen Sie mir auf Facebook oder Twitter. Ich verspreche Ihnen, es wird sich noch eine Menge tun! J

Nach diesem Einschub in eigener Sache zurück zum Thema der heutigen Episode: „Ausgangssituation und Zielsetzung“.

Probleme, Probleme, nichts als Probleme. Im Business-Umfeld ist vieles, um das wir uns kümmern, ein Problem.

  • Sei es das Projekt, das nicht die erwarteten Ergebnisse liefert
  • Oder das Problem, wegen dem wir das Projekt überhaupt erst gestartet haben
  • Seien es die Zahlen, die nicht sind, wie sie sein sollten
  • Oder seien es die Mitarbeiter, die nicht so tun, wie wir das gerne hätten,
  • Oder sonst irgendwas, das einfach nicht passt, das in irgendeiner Form vom Sollzustand abweicht, und von dem wir erst mal nicht wissen, wie wir es lösen sollen.

Meine Erfahrung ist, dass man Probleme in Firmen meistens nicht alleine lösen kann. Und das betrifft mehrere Ebenen. Einerseits ist das die Ebene, auf der das Problem gelöst wird, da arbeiten häufig Kolleginnen und Kollegen zusammen.

Und dann gibt es darüber hinaus eine Entscheidungsebene, und die ist häufig eine andere. Und weil man Probleme meistens nicht alleine lösen kann, und auch ich das nicht kann, habe ich es mir zur Gewohnheit gemacht zu jeder Problemstellung, ganz egal wie klein sie ist, immer zwei Dinge für mich selber ganz klar zu haben und auch aufzuschreiben und damit transparent zu machen.

Das eine ist die Zielsetzung. Wenn man sich daran macht ein Problem zu lösen, was ist die Zielsetzung? Wie soll es aussehen, wenn das Problem gelöst ist? Mit anderen Worten: wann ist das Problem gelöst. Denn gelöst kann ein Problem ja nur sein, wenn der Sollzustand, das Ziel erreicht ist.

Das klingt jetzt vielleicht ein wenig sehr offensichtlich, ich darf Ihnen aber versichern, dass es das nicht ist. Ganz häufig wird vor allem über das Problem gesprochen, gerne auch über Lösungen, nicht aber darüber, wie es denn sein sollte, wenn das Problem gelöst ist.

Also, das Projekt läuft nicht, aber keiner sagt, wie es sein sollte, wenn es denn läuft.

Ich sehe vor mir, wie Sie jetzt die Augenbrauen heben. Kann das wirklich sein? Das ist doch ein Anfängerfehler, denken Sie vielleicht. Mein Tipp: achten Sie darauf, wenn das nächste Mal im Meeting ein Problem erörtert wird. Ist das Ziel klar? Ist klar, was sein soll, wenn das Problem gelöst ist?

Die Zielsetzung ist also der erste Teil. Der zweite Teil ist aus meiner Sicht mindestens genauso wichtig. Und er wird noch häufiger ausgelassen. Nämlich die Ausgangssituation. Wo stehen wir eigentlich heute? Gut es gibt ein Problem, das haben alle irgendwie verstanden, aber wo genau stehen wir? Darüber wird meistens gar nicht gesprochen.

So richtig bewusst geworden ist mir das kürzlich, als ich mit meinem Sohn ein Hörbuch  gehört habe. „Der kleine Eisbär Lars“. Der kleine Eisbär Lars wandert durch die Weiten der Arktis und findet nicht mehr nach Hause. Da trifft er den Polarfuchs.

Der Polarfuchs fragt ihn: „Eisbär Lars, hast du dich verlaufen?“

Und der kleine Eisbär Lars antwortet: „Nur ein bisschen. Ich weiß, wo ich hinwill. Aber ich weiß nicht, wo ich bin.“

Ich mag diese Geschichte, weil sie so schön zeigt, dass es herzlich wenig bringt zu wissen, wo wir hinwollen, wenn wir nicht wissen, wo wir stehen.

Und wenn Sie jetzt sagen, das ist doch klar, das weiß man doch, dann möchte ich dem eine Erfahrung entgegenhalten, die ich schon sehr oft gemacht habe.

In einer Abteilung mag das so sein, dass alle ungefähr die gleiche Meinung haben, wo die Abteilung oder die Firma steht. Wenn Sie aber mal die Kolleginnen und Kollegen aus dem Vertrieb, aus der Produktion, aus dem Marketing und aus der Buchhaltung getrennt voneinander befragen, dann gewinnen sie regelmäßig den Eindruck die können gar nicht alle im gleichen Unternehmen arbeiten. Weil die einen sagen, super, kurz vor der Perfektion, die anderen Katastrophe, nichts läuft, und wieder andere, geht so.

Und das ist der Grund, warum ich mir angewöhnt habe, bei jeder Problemstellung zwei Dinge aufzuschreiben und zur Diskussion zu stellen, nämlich Ausgangssituation und Zielsetzung.

Und das lustige ist, die Diskussion entzündet sich häufig nicht an der Zielsetzung, die ist ganz schnell klar, da kommt man rasch auf einen Nenner. Die Diskussionen entstehen meist bei der Ausgangssituation. Diese Diskussion erlebe ich als sehr wertschöpfend, weil man sich dabei nicht über irgendwelche weit entfernten Dinge in der Zukunft unterhält, sondern darüber, wie es heute ist. Das ist viel konkreter und meistens auch viel emotionaler.

Mein Tipp an der Stelle: machen Sie Ausgangssituation und Zielsetzung transparent. Dazu reicht es beides auf ein Flipchart zu schreiben. Und seien Sie dabei möglichst konkret.

Also nicht

Ausgangssituation: wir haben ein Problem

Zielsetzung: wir müssen das Problem lösen

Sondern eher

Ausgangssituation: die Durchlaufzeit bei Angeboten, von der Kundenanfrage, bis das Angebot draußen ist, beträgt im Durchschnitt 5 Tage. Wir verlieren dadurch Kunden an den Wettbewerb, der das in durchschnittlich 2 Tagen schafft.

Zielsetzung: Reduzierung der Durchlaufzeit bei Angeboten auf durchschnittlich 2 Tage, wobei 3 Tage nie überschritten werden dürfen

Ich habe das auch in einem anderen Kontext immer gerne gemacht. Wenn ich mit einem Thema zu meinem Vorgesetzten gegangen bin, dann habe ich ebenfalls Ausgangssituation und Zielsetzung für mich in ein paar Sätzen zusammengefasst und damit das Thema begonnen. Das Ergebnis war oft ein zufriedenes, zustimmendes Nicken. Vorgesetzte mögen es, wenn man versteht, was sie von einem wollen, und wenn man zum Punkt kommt.

Das Ergebnis war oft aber auch die Präzisierung oder Ergänzung von Ausgangssituation und Zielsetzung oder sogar ein komplette Korrektur. Und da war es dann umso hilfreicher, denn sonst wäre ich mit meinem Team die eine oder andere Woche in die falsche Richtung marschiert. Sowas kostet Zeit und Geld und sorgt für schlechte Stimmung.

Noch ein Tipp: Erarbeiten Sie einen ersten Aufschlag für Ausgangssituation und Zielsetzung auf Basis von Gesprächen mit anderen, aber allein. Warum? Ich habe festgestellt, dass ich alleine viel klarer und prägnanter formuliere. Und Klarheit und Prägnanz sind hier ganz wichtig. Einer schwammig formulierten Ausgangssitzung und einer unscharfen Zielsetzung können zwar alle leichter zustimmen. Vielleicht haben sie aber vollkommen unterschiedliche Meinungen, und keiner merkt’s. Und dann war die Übung umsonst.

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